Bookkeeping Hot Request part II

11.ตามที่กฎหมายบัญชีกำหนดว่าต้องมีการทำบัญชีรายวัน 5 เล่ม บริษัทจัดทำบัญชีโดยคอมพิวเตอร์ บัญชีทุกอย่างจะต้องทำในรายวันทั่วไปเพียงอย่างเดียวแล้วจะ Post ไปแยกประเภทเป็นแต่ละรายการ กรณีนี้จะถือว่าจัดทำบัญชีรายวันเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดหรือไม่

กรณีนี้ถือว่าได้จัดทำเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดแล้ว
————————-
12.เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชี ตามประกาศกรมทะเบียนการค้า เรื่อง กำหนดชนิดของบัญชีที่ต้องจัดทำ ข้อความและรายการที่ต้องมีในบัญชี ระยะเวลาที่ต้องลงรายการในบัญชี และเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ในหัวข้อเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี-เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก กรณีเอกสารนั้นเป็นหลักฐานในการรับชำระ รับฝาก รับเงินหรือตั๋วเงิน และข้อ 10(จ) ระบุว่าเอกสารนั้นจะต้องมีลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน เว้นแต่เอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์หรือเครื่องมืออื่น ที่ได้ผลในทำนองเดียวกันต้องการทราบตัวอย่างของกรณีดังกล่าว และถ้ากิจการรับชำระ โดยหักบัญชีเงินฝากธนาคารลูกค้า และมีระบบคอมพิวเตอร์ออกใบเสร็จรับเงิน พร้อมกับมีระบบในการคัดแยก และจัดทำเป็นจดหมายพร้อมส่งให้ลูกค้าทางไปรษณีย์ ในกรณีนี้เข้าข่ายหรือไม่

กรณีที่ถือว่าเป็นเอกสารในการรับชำระ รับฝาก รับเงินหรือตั๋วเงินที่จัดทำและส่งมอบด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ ซึ่งอาจไม่ต้องมีลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน เช่นการออกใบเสร็จรับเงินซึ่งจัดทำโดยระบบคอมพิวเตอร์และสั่งพิมพ์ จากสำนักงานใหญ่ไปยังสาขาเพื่อส่งมอบให้แก่ลูกค้าที่สาขาในสภาพเดียวกับที่ออกและสั่งพิมพ์ที่สำนักงานใหญ่ เป็นต้น สำหรับกรณีของท่านเป็นเพียงการจัดพิมพ์ใบเสร็จรับเงินด้วยคอมพิวเตอร์แล้วจึงจัดส่งให้ลูกค้าทางไปรษณีย์ ดังนั้นใบเสร็จรับเงินดังกล่าวต้องมีลายมือชี่อของผู้รับเงินจึงจะถือว่าเป็นเอกสารที่สมบูรณ์
————————-
13.การปิดบัญชีและนำส่งงบการเงิน
การยื่นงบการเงินของบริษัทมหาชนจำกัดที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายไทย ให้ยื่นภายใน 1 เดือนนับแต่วันที่งบการเงินนั้นได้รับอนุมัติในที่ประชุมใหญ่ หากมีการประชุมใหญ่วันที่ 31 มีนาคม จะต้องยื่นงบการเงินภายในวันที่ใด

ให้พิจารณาจากข้อบังคับของบริษัทว่ามีการกำหนดให้ปิดบัญชีเมื่อใด ก็ต้องปิดบัญชีให้เป็นไปตามข้อบังคับของบริษัท เว้นแต่ในข้อบังคับไม่ได้กำหนดไว้บริษัทจะเลือกปิดบัญชีเมื่อใดก็ได้แต่ต้องไม่เกิน 12 เดือน นับจากวันที่จดทะเบียน และการปิดบัญชีคราวต่อไปให้ปิดในวันเดียวกันกับรอบแรกและต้องปิดบัญชีทุกรอบ 12 เดือน
————————

14.หากต้องการเปลี่ยนรอบบัญชีจะต้องขออนุญาตหรือไม่ มีวิธีการขออนุญาตอย่างไรที่ไหน

ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีประสงค์จะขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชีจะต้องขออนุญาตต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีในการขออนุญาต ต้องจัดเตรียมเอกสาร ดังนี้
1.แบบคำขออนุญาต(ส.บช.4)จำนวน 1 ชุด
2.สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
– สำเนาหนังสือรับรองรายการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล กรณีเป็นนิติบุคคล
– สำเนาทะเบียนพาณิชย์กรณีเป็นนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจใน ประเทศไทย หรือบุคคลธรรมดา
– สำเนาการขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรกรณีเป็นกิจการร่วมค้า
3.สำเนาหนังสือของกรมสรรพากรที่อนุญาตให้เปลี่ยนรอบปีบัญชี(ถ้ามี)
4.สำเนารายงานการประชุมผู้ถือหุ้นที่อนุมัติให้เปลี่ยนรอบปีบัญชี
5.สำเนารายงานการประชุมจัดตั้งบริษัท หรือสำเนาข้อบังคับของบริษัทอย่างใดอย่างหนึ่ง (ถ้ามี)
6.สำเนานำส่งงบดุลและบัญชีกำไรขาดทุน(ส.บช.3)ครั้งสุดท้ายก่อนการขออนุญาต
7.หนังสือมอบอำนาจที่ติดอากรครบถ้วน พร้อมสำเนาบัตรประชาชนของผู้มอบอำนาจ และผู้รับมอบอำนาจ(กรณีผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำการแทน)

ทั้งนี้สำเนาเอกสารประกอบคำขออนุญาตทุกฉบับจะต้องลงลายมือชื่อรับรองสำเนาโดยผู้มีอำนาจทำการแทนนิติบุคคลพร้อมประทับตราสำคัญ(ถ้ามี) หรือโดยผู้รับมอบอำนาจแล้วแต่กรณี
กรณีบริษัทจำกัด หรือบริษัทมหาชนจำกัด ที่มีข้อบังคับระบุเรื่องรอบปีบัญชีให้ยื่นคำขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชีพร้อมกับการขอจดทะเบียนข้อบังคับ โดยยื่นต่อนายทะเบียนหุ้นส่วนบริษัท
————————-

15.สถานที่ยื่นคำขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชี

1.กรณีเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานคร ให้ยื่นคำขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชีต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานบัญชีประจำท้องที่กรุงเทพมหานคร หรือยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชีสำนักงานกลางบัญชี ณ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2.กรณีเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในเขตท้องที่จังหวัดอื่น ให้ยื่นคำขออนุญาตเปลี่ยนรอบปีบัญชีต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานประจำท้องที่จังหวัด ณ สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าจังหวัด ที่นิติบุคคลดังกล่าวตั้งอยู่หรือจะยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชีสำนักงานกลางบัญชี ณ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีจะเปลี่ยนรอบปีบัญชีได้ ต่อเมื่อได้รับอนุญาตจากสารวัตรใหญ่ หรือสารวัตรบัญชีแล้วจึงจะเปลี่ยนรอบปีบัญชีได้ ซึ่งในทางปฏิบัติเมื่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชีอนุญาตแล้ว จะมีหนังสือแจ้งให้ทราบเป็นลายลักษณ์อักษร
————————

16.นิติบุคคลที่ได้รับการยกเว้นไม่ต้องจัดให้งบการเงินได้รับการตรวจสอบ และแสดงความเห็นโดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาตได้แก่นิติบุคคลประเภทใด

ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนที่มีทุนไม่เกิน 5 ล้านบาทสินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้าน บาทและรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท แต่ยังต้องส่งงบการเงินให้กรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามกำหนดคือภายใน 5 เดือนนับแต่วันปิดบัญชีส่วนงบการเงินที่ส่งกรมสรรพากรยังต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชีภาษีอากร
————————

17.ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีตาม พ.ร.บ. การบัญชี ต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีไว้ ณ สถานที่ใด และเก็บรักษาไว้นานเท่าใด

– สถานที่ทำการ
– สถานที่ทำการผลิต
– สถานที่เก็บสินค้า
– สถานที่ทำงานเป็นประจำ
ระยะเวลา – ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชีและเมื่อเก็บไว้ครบ 5 ปีหากจะไม่จัดเก็บต่อไปก็ไม่ต้องขออนุญาตต่อสารวัตรบัญชี แต่ควรพิจารณากฎหมายอื่นที่ธุรกิจเข้าไปเกี่ยวข้องอยู่ว่ามีกฎเกณฑ์ใดที่กำหนดให้เก็บนานกว่ากฎหมายบัญชีหรือไม่ หากมีต้องคำนึงถึงกฎหมายนั้นๆด้วย
* บัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชี ที่เก็บไว้เกิน 5 ปี สามารถทำลายได้เลยโดยไม่ต้องขออนุญาต
* บัญชีและเอกสารเก่าที่เก็บมาครบ 5 ปี หรือนานกว่านั้น ทำลายได้เลยไม่ต้องขออนุญาต
————————–

18.จัดเก็บเอกสารในรูปอื่นได้หรือไม่ สถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอเป็นไปได้หรือไม่จะจัดเก็บในรูป microfilm หรือจัดเก็บเอกสารในรูปอื่น

ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 มาตรา 13 อนุญาตให้จัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ ดังนั้น หากการจัดเก็บข้อมูลการลงรายการในบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ ดังนั้น หากการจัดเก็บข้อมูลการลงรายการในบัญชีด้วยสื่ออื่นๆ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำบัญชีด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ บริษัทฯสามารถเก็บรักษาบัญชีในลักษณะดังกล่าวได้โดยไม่ต้องขออนุญาต และถ้าหากสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชีเรียกบัญชีมาตรวจสอบบริษัทฯ ไม่สามารถนำบัญชีมาให้ตรวจสอบและไม่สามารถพิสูจน์ ให้เชื่อได้ว่าตนได้ใช้ความระมัดระวังรอบคอบตามสมควรแก่กรณี แล้วเพื่อป้องกันมิให้บัญชีสูญหายหรือเสียหายซึ่งมีโทษตามมาตรา 38 แห่งพระราชบัญญัติพ.ศ.2543 สำหรับการเก็บรักษาเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการลงบัญชีด้วยสื่อ อิเลกโทรนิกในขณะนี้ยังไม่สามารถกระทำได้
————————–

19.อยากทราบว่าหากกิจการจะนำบัญชี และเอกสารประกอบการลงบัญชีไปไว้ที่อื่นจะต้องขออนุญาตหรือไม่ และหากต้องขออนุญาตต้องดำเนินการอย่างไร

จะต้องขออนุญาตจัดเก็บบัญชีและเอกสารไว้ ณ สถานที่อื่น ต่อสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี โดยใช้แบบ ส.บ.ช.1 และแนบเอกสารหลักฐานประกอบคำขออนุญาต ดังนี้
1.สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีและผู้ให้ความยินยอมใช้สถานที่ดังนี้
– สำเนาหนังสือรับรองรายการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคลกรณีเป็นนิติบุคคล
– สำเนาทะเบียนพาณิชย์ กรณีเป็นนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย หรือบุคคลธรรมดา
– สำเนาการขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร กรณีเป็นกิจการร่วมค้า
2.เอกสารสำคัญแสดงสิทธิการใช้สถานที่
-สำเนาสัญญาเช่าสถานที่ กรณีใช้บริการของธุรกิจรับฝากเก็บบัญชีฯ (บริการคลังสินค้า)
– สำเนาทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดินสัญญาเช่า สัญญาซื้อ/ขายที่ดิน กรณีธุรกิจเป็นเจ้าของสถานที่ที่นำบัญชีไปเก็บ
– หนังสือให้ความยินยอมใช้สถานที่ กรณีสถานที่นำบัญชีฯ ไปจัดเก็บเป็นของผู้ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ(เป็นกรรมการ,ผู้ถือหุ้น)หรือเป็นสำนักงานบริการรับทำบัญชี
3.แผนที่โดยสังเขปและภาพถ่ายของสถานที่ที่ขออนุญาตนำบัญชีและเอกสารไปจัดเก็บ
4.หนังสือมอบอำนาจที่ติดอากรครบถ้วน พร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจ และผู้รับมอบอำนาจ กรณีผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำการแทน
สำเนาเอกสารประกอบคำขออนุญาตทุกฉบับจะต้องลงลายมือชื่อรับรองสำเนา โดยผู้มีอำนาจกระทำการแทนนิติบุคคล พร้อมประทับตราสำคัญ(ถ้ามี) หรือโดยผู้รับมอบอำนาจแล้วแต่กรณี
กรณีนิติบุคคลขออนุญาตเก็บรักษาบัญชีฯไว้ที่อื่นโดยมีสัญญาหรือการให้ความยินยอม มีกำหนดเวลา เมื่อครบกำหนดเวลาดังกล่าวจะต้องยื่นคำขออนุญาตพร้อมแนบหลักฐานใหม่ทั้งหมด ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงสัญญาเพิ่มเติมหรือต่อท้ายต้องแนบมาพร้อมการยื่นแบบคำขอด้วย
—————————–

20.บริษัทได้จ้างให้สำนักงานบัญชีจัดทำบัญชีให้ โดยได้จัดส่งเอกสารต่างที่ใช้ในการลงบัญชีทั้งหมดให้กับสำนักงานรับทำบัญชี แต่สำนักงานไม่ได้จัดทำบัญชีให้จึงไปขอเอกสารคืนเพื่อให้คนอื่นทำบัญชีให้แต่ได้รับเอกสารคืนไม่ครบถ้วน เมื่อทวงถามทางสำนักงานบัญชีก็จะบอกว่าทางบริษัทส่งให้เท่าที่คืนไป (ตอนส่งเอกสารให้กันไม่ได้ทำหลักฐานว่าส่งอะไรบ้าง)บริษัทจะทำอย่างไร

ในการจัดส่งเอกสารเพื่อให้สำนักงานบัญชีหรือผู้ทำบัญชีอิสระทำบัญชีให้ควรมีการทำหลักฐานการส่งมอบเอกสารให้กันเพื่อป้องกันข้อโต้เถียง ซึ่งในกรณีนี้หากไม่สามารถหาเอกสารที่สูญหายไปได้ บริษัทควรแจ้งเอกสารสูญหายต่อสารวัตรบัญชี ภายใน 15 วัน นับแต่วันที่ทราบหรือควรทราบถึงการสูญหายโดยยื่นแบบ แจ้งบัญชีหรือเอกสารประกอบการลงบัญชีสูญหายหรือเสียหายตามแบบ ส.บช.2 กรณีเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานครให้ยื่นแบบ ส.บช.2 จำนวน 2 ชุด และเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในเขตท้องที่จังหวัดอื่นให้ยื่นแบบ ส.บช.2 จำนวน 3 ชุด พร้อมด้วยเอกสารหลักฐานประกอบ ดังนี้
1.สำเนาหลักฐานของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี ดังนี้
-สำเนาหนังสือรับรองรายการจดทะเบียนเป็นนิติบุคคล กรณีเป็นนิติบุคคล
-สำเนาทะเบียนพาณิชย์ กรณีเป็นนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย หรือบุคคลธรรมดา
-สำเนาการขอมีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร กรณีเป็นกิจการร่วมค้า
2.ภาพถ่ายสถานที่เกิดเหตุ
3.หลักฐานที่แสดงได้ว่ามีการสูญหาย (ใบแจ้งความ)
4.หนังสือมอบอำนาจที่ติดอากรครบถ้วนพร้อมสำเนาบัตรประชาชนผู้มอบอำนาจและผู้รับมอบอำนาจ กรณีผู้มีอำนาจลงนามแทนนิติบุคคลมอบหมายให้ผู้อื่นทำการแทน
สำเนาเอกสารประกอบคำขออนุญาตทุกฉบับจะต้องลงลายมือชื่อรับรองสำเนาโดยผู้มีอำนาจทำการแทนนิติบุคคลพร้อมประทับตราสำคัญ(ถ้ามี)หรือโดยผู้รับมอบอำนาจแล้วแต่กรณี

สถานที่ยื่นคำขออนุญาต
1.กรณีเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานแห่งใหญ่ตั้งอยู่ในกรุงเทพมหานครให้ยื่นแบบแจ้งบัญชีฯสูญหายต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานบัญชีประจำท้องที่กรุงเทพมหานครหรือยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชี สำนักงานกลางบัญชี ณ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
2.กรณีเป็นนิติบุคคลที่มีสถานที่ตั้งสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ในเขตท้องที่จังหวัดอื่นให้ยื่นแบบแจ้งบัญชีฯ สูญหายต่อสารวัตรบัญชีประจำสำนักงานประจำท้องที่จังหวัด ณ สำนักงานพัฒนาธุรกิจการค้าจังหวัดที่นิติบุคคลดังกล่าวตั้งอยู่หรือจะยื่นต่อสารวัตรใหญ่บัญชีสำนักงานบัญชี ณ สำนักกำกับดูแลธุรกิจ กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
—————————–